La régularisation des charges, c'est le moment où l'on compare ce que le locataire a déjà payé par provisions avec ce que le propriétaire a réellement dépensé. Sur le papier, rien de plus simple. En pratique, c'est une source majeure de tensions : décomptes illisibles, justificatifs absents, régularisations qui tombent deux ans après, montants qui explosent sans explication.
Ce guide reprend la mécanique complète, les délais, les documents exigibles et la façon de contester proprement un décompte. Que vous soyez bailleur ou locataire, vous saurez exactement quoi vérifier et quand agir.
La réponse en 30 secondes
Les charges locatives sont payées par provisions mensuelles, puis régularisées au moins une fois par an. Le bailleur compare le total des provisions versées aux dépenses réelles engagées. Trop perçu ? Il rembourse. Pas assez ? Il demande un complément.
Un mois avant la régularisation, le bailleur doit communiquer le décompte par nature de charges et le mode de répartition. Pendant les 6 mois qui suivent l'envoi du décompte, il doit tenir les justificatifs à disposition du locataire. Le locataire peut réclamer un remboursement de trop-perçu pendant 3 ans, et le bailleur peut réclamer un impayé de charges pendant le même délai.
Vous avez un décompte sous les yeux et vous doutez de sa régularité ? Commencez par vérifier les points de la checklist plus bas avant de payer ou de contester.
Ce que dit la loi
Le cadre est fixé par la loi du 6 juillet 1989 et précisé par le décret n°87-713 du 26 août 1987, qui liste les charges récupérables. Service-Public résume l'essentiel : les charges locatives sont des dépenses dues par le locataire mais initialement payées par le propriétaire, qui se fait ensuite rembourser.
Le principe des provisions
Le bailleur fixe un montant de provision mensuelle en se fondant sur le budget prévisionnel et les résultats de la régularisation précédente. Ce n'est pas un chiffre tiré du chapeau : il doit correspondre à une estimation réaliste des charges effectives.
La régularisation annuelle
La comparaison se fait entre :
- le total des provisions déjà demandées au locataire ;
- les dépenses effectives engagées par le bailleur pendant l'année.
Si les provisions dépassent les dépenses réelles, le bailleur reverse le trop-perçu. Si elles sont inférieures, il demande un complément. C'est mécanique, mais encore faut-il que le décompte soit transparent.
Les informations à communiquer un mois avant
Un mois avant la régularisation annuelle, le bailleur doit communiquer :
- le décompte des charges par nature (électricité, eau chaude, eau froide, ascenseur, etc.) ;
- le mode de répartition des charges entre les logements ;
- si nécessaire, une note d'information sur le mode de calcul des charges de chauffage et de production d'eau chaude collective.
Sur demande du locataire, le bailleur doit transmettre le récapitulatif des charges du logement, par mail ou par courrier.
Les justificatifs
Durant les 6 mois suivant l'envoi du décompte, le bailleur doit tenir à la disposition du locataire l'ensemble des documents justificatifs. Cela signifie que le locataire peut demander à consulter les factures, les appels de fonds du syndic, les contrats d'entretien, etc. Le bailleur ne peut pas se contenter d'un tableau récapitulatif fait maison : il doit pouvoir prouver chaque dépense.
Les délais de prescription
Le bailleur peut réclamer pendant 3 ans tout impayé de charges ou de loyers. Une dette de charges datant de mars 2026 peut être réclamée jusqu'en mars 2029. Ce délai s'applique aussi au locataire qui a payé trop de charges et veut se faire rembourser le trop-versé.
La régularisation tardive est possible quelle qu'en soit la cause : oubli, ignorance, négligence. Mais le juge des contentieux de la protection peut refuser un rappel de charges tardif s'il le considère déloyal, brutal et consécutif à une faute du bailleur dans l'exécution du bail. Par exemple, si le locataire a demandé la régularisation et que le bailleur n'a pas répondu.
L'échelonnement sur 12 mois
Lorsque la régularisation n'a pas été faite avant la fin de l'année civile suivant l'année d'exigibilité des charges, le locataire peut exiger un paiement échelonné sur 12 mois. Pour cela, il envoie une lettre recommandée avec accusé de réception au bailleur. C'est un droit, pas une faveur.
Pourquoi cela peut poser problème
La régularisation des charges concentre plusieurs difficultés pratiques qui expliquent la fréquence des litiges.
Le décompte illisible. Un bailleur qui envoie un simple montant global, sans détail par nature de charges, ne respecte pas son obligation d'information. Le locataire ne peut pas vérifier ce qu'on lui demande de payer.
Les justificatifs introuvables. Le bailleur affirme avoir payé 800 € d'entretien d'ascenseur, mais ne fournit aucune facture. Sans justificatif, la dépense est invérifiable et contestable.
La régularisation qui tombe des années après. Un bailleur qui n'a jamais régularisé pendant trois ans et qui réclame soudainement 1 500 € de rappel met le locataire dans une situation difficile. La loi permet l'échelonnement sur 12 mois dans certains cas, mais encore faut-il le savoir.
Les charges non récupérables. Toutes les dépenses du bailleur ne sont pas récupérables auprès du locataire. Le décret de 1987 fixe une liste limitative. Les grosses réparations, le ravalement, le remplacement d'une chaudière, les honoraires de syndic pour travaux exceptionnels : tout cela reste à la charge du propriétaire. Un bailleur qui les intègre dans le décompte commet une erreur.
La répartition opaque. Dans une copropriété, le mode de répartition entre logements doit être communiqué. Un bailleur qui applique un pourcentage arbitraire sans explication expose son décompte à contestation.
Si vous êtes bailleur et que vous voulez sécuriser votre décompte avant de l'envoyer, ou locataire et que vous voulez vérifier la régularité d'un décompte reçu, une analyse attentive du bail et des pièces est la première étape. Vous pouvez faire analyser votre bail et vos documents sur bail.immo pour identifier les points de vigilance.
Exemple concret
Prenons un appartement de 60 m² dans une copropriété avec ascenseur, chauffage collectif et gardien.
Le bail prévoit une provision mensuelle de 120 € pour charges. Sur l'année, le locataire a versé 1 440 € de provisions.
En fin d'année, le bailleur reçoit l'arrêté des comptes du syndic. Les charges récupérables pour ce logement s'élèvent à 1 580 € : chauffage collectif, eau froide, électricité des parties communes, ascenseur, salaire du gardien (part récupérable), taxe d'enlèvement des ordures ménagères.
Le bailleur envoie un décompte détaillé : 1 580 € de dépenses réelles, 1 440 € de provisions versées, soit un complément de 140 € à payer.
Le locataire vérifie le décompte. Il constate que le bailleur a inclus 200 € de frais de syndic pour le ravalement de façade. Or, le ravalement n'est pas une charge récupérable. Il conteste ce poste. Le décompte corrigé passe à 1 380 € de dépenses réelles, soit un trop-perçu de 60 € que le bailleur doit rembourser.
Cet exemple montre l'importance de vérifier chaque poste du décompte, et pas seulement le total.
Exceptions et cas particuliers
Logement meublé et bail mobilité
Le mode de paiement des charges peut différer selon le type de bail. En meublé, le bailleur peut opter pour un forfait de charges au lieu de provisions avec régularisation. Dans ce cas, pas de régularisation annuelle : le locataire paie un montant fixe, quelles que soient les dépenses réelles. Le forfait doit être révisé selon les mêmes règles que le loyer.
Pour le bail mobilité, le régime est spécifique : le montant du loyer est souvent exprimé charges comprises, sans régularisation possible.
Logement social
Dans un logement social (HLM), la liste des charges récupérables peut être complétée par ce que prévoit un accord collectif. Le régime de droit commun ne s'applique pas intégralement.
Immeubles avec individualisation des frais de chauffage
Dans un immeuble doté de dispositifs d'individualisation des frais télé-relevables de chauffage, de refroidissement ou d'eau chaude sanitaire, le bailleur doit transmettre chaque mois au locataire les informations sur sa consommation. C'est une obligation supplémentaire qui s'ajoute à la régularisation annuelle.
Contrat d'eau non individualisé
Lorsque le contrat de fourniture d'eau n'est pas individualisé, le bailleur doit transmettre une fois par an la facture d'eau et les informations sur la qualité de l'eau communiquées par la commune ou l'EPCI compétent.
Checklist : vérifier un décompte de charges en 8 points
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Le décompte est-il détaillé par nature de charges ? Électricité, eau chaude, eau froide, ascenseur, chauffage, entretien, taxes : chaque poste doit apparaître distinctement. Un montant global sans détail est contestable.
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Le mode de répartition est-il indiqué ? Le bailleur doit expliquer comment les charges sont réparties entre les logements (tantièmes, surface, etc.).
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Les dépenses sont-elles toutes récupérables ? Vérifiez chaque poste au regard de la liste du décret de 1987. Gros travaux, ravalement, remplacement d'équipement, honoraires de syndic pour travaux exceptionnels : non récupérables.
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Les justificatifs sont-ils disponibles ? Le bailleur doit tenir les factures et pièces à disposition pendant 6 mois après l'envoi du décompte. Demandez-les par écrit si nécessaire.
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Le calcul est-il cohérent avec les provisions versées ? Additionnez vos provisions sur la période concernée et comparez avec le total des dépenses réelles indiquées.
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La régularisation porte-t-elle sur la bonne période ? Les charges doivent correspondre à l'année d'occupation. Si vous êtes entré en cours d'année, le prorata doit être appliqué.
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Le rappel est-il prescrit ? Toute somme exigible depuis plus de 3 ans ne peut plus être réclamée. Vérifiez la date d'exigibilité de chaque poste.
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Pouvez-vous demander un échelonnement ? Si la régularisation n'a pas été faite avant la fin de l'année civile suivant l'année d'exigibilité, vous pouvez exiger un paiement sur 12 mois par lettre recommandée avec AR.
Actions possibles
Si vous êtes locataire et que le décompte vous semble irrégulier
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Demandez les justificatifs par écrit. Envoyez un courrier ou un mail au bailleur en listant précisément les documents que vous voulez consulter : factures, appels de fonds du syndic, contrats d'entretien.
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Contestez les postes non récupérables. Identifiez chaque dépense qui ne figure pas dans la liste du décret de 1987 et demandez leur retrait du décompte.
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Exigez l'échelonnement si vous y avez droit. Si la régularisation est tardive au sens de la loi, envoyez une lettre recommandée avec AR pour demander un paiement sur 12 mois.
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Ne payez pas sans vérifier. Vous pouvez contester un décompte sans cesser de payer le loyer. Le paiement des charges contestées peut être suspendu dans l'attente des justificatifs, mais le loyer reste dû.
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Saisissez la commission départementale de conciliation si le désaccord persiste. C'est gratuit et souvent plus rapide qu'un tribunal.
Avant d'engager une contestation formelle, assurez-vous d'avoir bien identifié les points de désaccord. Faites analyser votre bail et votre décompte sur bail.immo pour vérifier la régularité des charges réclamées.
Si vous êtes bailleur et que vous devez établir un décompte
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Rassemblez toutes les pièces justificatives : arrêté des comptes du syndic, factures d'entretien, contrats, taxes.
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Établissez un décompte détaillé par nature de charges, avec le mode de répartition utilisé.
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Vérifiez que chaque dépense est bien récupérable au sens du décret de 1987. En cas de doute, excluez la dépense plutôt que de risquer une contestation.
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Envoyez le décompte au moins un mois avant la régularisation, avec les informations obligatoires.
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Conservez les justificatifs pendant 6 mois après l'envoi du décompte et tenez-les à disposition du locataire sur demande.
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Respectez le délai de prescription de 3 ans pour réclamer un impayé de charges. Au-delà, la créance est éteinte.
FAQ
Le bailleur peut-il réclamer des charges sans fournir de justificatifs ?
Non. Le bailleur doit tenir les justificatifs à disposition du locataire pendant 6 mois après l'envoi du décompte. Sans justificatif, la dépense est invérifiable et le locataire peut la contester.
Quel est le délai pour contester un décompte de charges ?
Le locataire dispose de 3 ans pour réclamer un remboursement de trop-perçu. Ce délai court à partir du moment où il a connaissance du décompte. Il n'y a pas de délai spécifique plus court pour contester, mais plus vous attendez, plus il est difficile de reconstituer les faits.
Le bailleur peut-il réclamer un rappel de charges de plus de 3 ans ?
Non. La prescription est de 3 ans pour les impayés de charges comme pour les loyers. Une dette datant de plus de 3 ans ne peut plus être réclamée, sauf interruption du délai de prescription.
Que faire si le bailleur ne régularise jamais les charges ?
Le locataire peut exiger la régularisation par courrier. Si le bailleur ne répond pas, le locataire peut saisir la commission de conciliation ou le juge des contentieux de la protection. L'absence de régularisation ne dispense pas le bailleur de rembourser un éventuel trop-perçu.
Les charges de copropriété pour gros travaux sont-elles récupérables ?
Non. Les dépenses correspondant à des grosses réparations, au ravalement, au remplacement d'équipements ou à des travaux d'amélioration ne sont pas des charges récupérables. Elles restent à la charge du propriétaire.
Le locataire peut-il refuser de payer une régularisation tardive ?
Il ne peut pas refuser purement et simplement si la dette n'est pas prescrite. Mais si la régularisation n'a pas été faite avant la fin de l'année civile suivant l'année d'exigibilité, il peut exiger un paiement échelonné sur 12 mois. Et si le rappel est jugé déloyal par le juge, celui-ci peut le refuser.
Comment savoir si une charge est récupérable ?
La liste figure dans le décret n°87-713 du 26 août 1987. Elle couvre notamment : l'ascenseur (électricité, exploitation, menues réparations), l'eau froide et chaude, le chauffage collectif, l'électricité des parties communes, l'entretien des parties communes intérieures et extérieures, la taxe d'enlèvement des ordures ménagères, la taxe de balayage, la redevance d'assainissement, et une partie du salaire du gardien sous conditions.
Vous avez un doute sur un poste précis de votre décompte ? Faites analyser votre bail et vos charges sur bail.immo pour vérifier ce qui est réellement récupérable.
Sources
Information juridique
Les informations présentées sur cette page sont fournies à titre informatif et sont fondées sur les textes et sources disponibles au moment de sa publication ou de sa dernière mise à jour. La législation, la réglementation et la jurisprudence peuvent évoluer à tout moment. Les résultats et explications proposés par bail.immo ne constituent pas un conseil juridique et ne remplacent pas l’avis d’un avocat ou d’un autre professionnel du droit compétent.