Votre locataire a donné son congé, la date de fin de préavis approche, et soudain plus personne. Il ne répond plus, ne se présente pas au rendez-vous, ou pire, il refuse de signer l'état des lieux de sortie. Vous vous retrouvez avec un logement dont vous ne savez pas s'il est réellement libéré, des clés qui traînent, et un dépôt de garantie que vous ne savez pas comment traiter. C'est une situation classique, et elle a une réponse juridique précise.
La réponse en 30 secondes
Si le locataire ne se présente pas ou refuse de signer l'état des lieux de sortie, vous n'êtes pas bloqué. La loi prévoit une solution : faire établir l'état des lieux par un commissaire de justice (anciennement huissier de justice), sur l'initiative de la partie la plus diligente, à frais partagés par moitié entre le bailleur et le locataire. C'est l'article 3-2 de la loi du 6 juillet 1989.
Concrètement, vous mandatez un commissaire de justice, il convoque le locataire par lettre recommandée au moins 7 jours à l'avance, et il établit l'état des lieux même si le locataire ne vient pas. Le document est opposable aux deux parties. Vous récupérez ensuite les clés et le logement.
Avant d'en arriver là, vérifiez que vous avez bien fait tout ce qui était en votre pouvoir pour organiser un état des lieux amiable. Un locataire qui refuse de signer n'est pas forcément un locataire qui bloque : il peut simplement contester des mentions. Dans ce cas, notez ses réserves sur le document, signez-le vous-même, et remettez-lui une copie.
Si vous voulez sécuriser la procédure et éviter les erreurs qui coûtent cher, commencez par analyser votre bail et vos obligations : déposez votre bail ici pour vérifier les clauses sensibles.
Ce que dit la loi
L'article 3-2 de la loi n° 89-462 du 6 juillet 1989 encadre précisément cette situation. Le texte prévoit deux cas de figure :
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L'état des lieux amiable : il est établi contradictoirement et amiablement par les parties, ou par un tiers mandaté par elles. C'est la voie normale.
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Le recours au commissaire de justice : « Si l'état des lieux ne peut être établi dans les conditions prévues au premier alinéa, il est établi par un commissaire de justice, sur l'initiative de la partie la plus diligente, à frais partagés par moitié entre le bailleur et le locataire et à un coût fixé par décret en Conseil d'État. Dans ce cas, les parties en sont avisées par le commissaire de justice au moins sept jours à l'avance, par lettre recommandée avec demande d'avis de réception. »
Ce texte est la clé de votre problème. Il signifie que :
- Vous n'avez pas besoin de l'accord du locataire pour faire établir l'état des lieux par un commissaire de justice.
- Le commissaire de justice n'a pas besoin de la présence du locataire pour établir le document. Il lui suffit d'avoir accès au logement.
- Les frais sont partagés par moitié, même si le locataire ne se présente pas. Vous avancez les frais, mais vous pouvez en réclamer la moitié au locataire.
- Le locataire doit être prévenu au moins 7 jours à l'avance par lettre recommandée avec accusé de réception.
Le décret n° 2016-382 du 30 mars 2016 a fixé le coût de cet état des lieux par commissaire de justice. Le tarif est plafonné et dépend de la surface du logement. Pour un logement de moins de 50 m², le coût est de 131,50 € TTC. Pour un logement de plus de 150 m², il est de 263,00 € TTC. Entre les deux, le tarif est dégressif par tranche.
Pourquoi cela peut poser problème
Le refus du locataire de participer à l'état des lieux de sortie n'est pas anodin. Il a des conséquences directes sur la restitution du dépôt de garantie.
Sans état des lieux de sortie, le logement est présumé avoir été rendu en bon état. C'est la règle posée par l'article 1731 du Code civil : « S'il n'a pas été fait d'état des lieux, le preneur est présumé les avoir reçus en bon état de réparations locatives, et doit les rendre tels, sauf la preuve contraire. »
En clair, si vous ne faites pas d'état des lieux de sortie, vous perdez la possibilité de prouver que le locataire a dégradé le logement. Vous ne pourrez retenir aucune somme sur le dépôt de garantie pour des dégradations, sauf à apporter une preuve contraire solide (photos datées, constat, témoignages).
C'est pour cela que le recours au commissaire de justice est si important : il vous permet de figer la preuve de l'état du logement à la date de sortie, même si le locataire fait l'autruche.
Autre problème : la remise des clés. Tant que le locataire ne vous a pas rendu les clés, le bail continue de produire ses effets. Vous ne pouvez pas relouer le logement, et le locataire reste redevable du loyer et des charges. Si le locataire refuse de rendre les clés, le commissaire de justice peut les récupérer et vous les remettre, ou les conserver en son étude.
Enfin, il y a la question du délai de restitution du dépôt de garantie. Le point de départ du délai est la remise des clés, pas la date de fin de préavis. Si le locataire traîne pour rendre les clés, le délai ne court pas. Vous devez donc tout faire pour obtenir la remise des clés le plus vite possible.
Exemple concret
Prenons le cas d'un bailleur dont le locataire a donné congé pour le 31 août. Le 25 août, vous convenez d'un rendez-vous pour l'état des lieux le 30 août à 14h. Le 30 août, le locataire ne vient pas. Vous l'appelez, il ne répond pas. Vous attendez une heure, puis vous repartez.
Le 1er septembre, vous lui envoyez un courrier recommandé lui demandant de vous contacter sous 48 heures pour fixer un nouveau rendez-vous. Pas de réponse. Le 5 septembre, vous mandatez un commissaire de justice. Il convoque le locataire par lettre recommandée pour le 15 septembre à 10h. Le 15 septembre, le locataire ne vient toujours pas. Le commissaire de justice ouvre la porte avec le double des clés que vous lui avez remis, constate l'état du logement, et établit l'état des lieux de sortie.
Vous récupérez les clés le jour même. Le délai de restitution du dépôt de garantie court à partir de cette date. Vous disposez de 1 mois si l'état des lieux de sortie est conforme à l'état des lieux d'entrée, ou de 2 mois s'il y a des différences.
Dans ce scénario, le locataire a tout intérêt à contester, mais il ne pourra pas remettre en cause la validité de l'état des lieux établi par le commissaire de justice. Le document fait foi.
Les exceptions à connaître
Toutes les situations ne se règlent pas de la même manière. Voici les principales nuances :
1. Le locataire refuse de signer mais est présent
Si le locataire est présent mais refuse de signer l'état des lieux, vous devez le mentionner sur le document : « Le locataire, présent, a refusé de signer le présent état des lieux. » Vous signez vous-même, et vous lui remettez une copie. Ce document a une valeur probante, même s'il n'est pas signé par le locataire. Le juge appréciera.
2. Le locataire conteste des mentions
Si le locataire accepte de signer mais veut ajouter des réserves, laissez-le faire. Les réserves sont normales et ne remettent pas en cause la validité de l'état des lieux. Elles permettent simplement au locataire de contester certains points. Vous pourrez y répondre dans le décompte de sortie.
3. Le logement est un meublé
Les règles sont les mêmes pour les locations meublées. L'article 3-2 de la loi de 1989 s'applique à tous les baux d'habitation, vides ou meublés. La seule différence concerne le délai de restitution du dépôt de garantie : il est de 1 mois si l'état des lieux est conforme, de 2 mois s'il ne l'est pas, comme pour les locations vides.
4. Le bail a été signé avant le 27 mars 2014
La loi ALUR du 24 mars 2014 a modifié l'article 3-2 pour introduire le recours au commissaire de justice à frais partagés. Avant cette date, le texte prévoyait déjà la possibilité de faire établir l'état des lieux par un huissier, mais les frais n'étaient pas nécessairement partagés. Pour les baux en cours signés avant le 27 mars 2014, la nouvelle rédaction s'applique aux états des lieux établis après cette date.
5. Le locataire a abandonné le logement
Si le locataire a quitté les lieux sans prévenir et sans rendre les clés, vous êtes dans une situation d'abandon de domicile. La procédure est différente : vous devez faire constater l'abandon par un commissaire de justice, puis saisir le juge pour obtenir la résiliation du bail et la reprise des lieux. Ne changez pas les serrures vous-même, vous risqueriez d'être accusé d'expulsion illégale.
Checklist du bailleur face à un locataire qui bloque l'état des lieux
- Envoyer une mise en demeure au locataire par lettre recommandée avec accusé de réception, lui demandant de se présenter à l'état des lieux sous 8 jours
- Conserver toutes les preuves de vos tentatives de contact (courriers, emails, SMS, captures d'écran)
- Si le locataire ne répond pas, mandater un commissaire de justice
- Remettre au commissaire de justice le double des clés du logement
- Demander au commissaire de justice de convoquer le locataire par lettre recommandée au moins 7 jours à l'avance
- Assister à l'état des lieux établi par le commissaire de justice
- Récupérer les clés le jour de l'état des lieux
- Établir le décompte de sortie dans le délai légal (1 mois ou 2 mois selon la conformité)
- Réclamer au locataire la moitié des frais du commissaire de justice
- Restituer le dépôt de garantie dans le délai légal, déduction faite des sommes justifiées
Actions possibles
1. La mise en demeure préalable
Avant de mandater un commissaire de justice, envoyez une mise en demeure au locataire. Ce courrier doit être envoyé en recommandé avec accusé de réception. Il doit rappeler :
- La date de fin de préavis
- Les tentatives de rendez-vous infructueuses
- L'obligation légale de réaliser l'état des lieux
- Votre intention de faire appel à un commissaire de justice à frais partagés s'il ne se manifeste pas sous 8 jours
Ce courrier n'est pas obligatoire, mais il est fortement recommandé. Il montre votre bonne foi et peut débloquer la situation sans frais supplémentaires.
2. Le recours au commissaire de justice
Si le locataire ne réagit pas, mandatez un commissaire de justice. Vous pouvez le choisir librement. Il doit être compétent dans le ressort du tribunal judiciaire du lieu du logement.
Le commissaire de justice va :
- Convoquer le locataire par lettre recommandée au moins 7 jours à l'avance
- Se rendre sur place à la date prévue
- Établir l'état des lieux, même en l'absence du locataire
- Récupérer les clés si vous les lui avez remises
- Vous remettre l'état des lieux signé
Le coût est partagé par moitié. Vous avancez les frais, mais vous pouvez en réclamer la moitié au locataire, par exemple en la déduisant du dépôt de garantie si vous avez des justificatifs.
3. La récupération des clés
La remise des clés est le point de départ du délai de restitution du dépôt de garantie. Si le locataire ne vous les a pas rendues, demandez au commissaire de justice de les récupérer. Il peut les conserver en son étude et vous les remettre contre décharge.
4. Le décompte de sortie
Une fois l'état des lieux établi et les clés récupérées, vous devez établir le décompte de sortie. Ce document détaille :
- Le montant du dépôt de garantie
- Les sommes que vous retenez (dégradations, loyers impayés, charges)
- Les justificatifs de chaque retenue (devis, factures, état des lieux)
- Le solde restitué au locataire
Le délai de restitution est de 1 mois si l'état des lieux de sortie est conforme à l'état des lieux d'entrée, de 2 mois s'il y a des différences. Le délai court à partir de la remise des clés.
Si vous voulez vérifier que votre décompte de sortie est solide et que vos retenues sont justifiées, analysez votre bail et vos documents ici.
FAQ
Le locataire peut-il contester l'état des lieux établi par un commissaire de justice ?
Oui, il peut le contester devant le juge, mais le document a une force probante importante. Le commissaire de justice est un officier public assermenté. Ses constatations font foi jusqu'à preuve du contraire. Le locataire devra apporter des éléments solides pour les remettre en cause.
Qui paie les frais du commissaire de justice ?
Les frais sont partagés par moitié entre le bailleur et le locataire, conformément à l'article 3-2 de la loi de 1989. Vous avancez les frais, mais vous pouvez réclamer la moitié au locataire. Si le locataire refuse de payer, vous pouvez déduire sa part du dépôt de garantie, à condition de le justifier dans le décompte de sortie.
Que faire si le locataire a rendu les clés mais refuse de signer l'état des lieux ?
Si le locataire a rendu les clés, le bail est terminé. Vous pouvez établir l'état des lieux vous-même, en mentionnant que le locataire a refusé de le signer. Mais pour sécuriser la preuve, il est préférable de faire appel à un commissaire de justice. Le coût est partagé, et le document est incontestable.
Puis-je changer les serrures si le locataire ne rend pas les clés ?
Non, ne changez pas les serrures vous-même. Vous risqueriez d'être accusé d'expulsion illégale. Passez par un commissaire de justice pour constater la situation et récupérer les clés. Si le locataire a abandonné le logement, la procédure est différente : constat d'abandon, puis saisine du juge.
Le locataire doit-il payer le loyer jusqu'à la remise des clés ?
Oui. Tant que les clés ne sont pas rendues, le locataire est redevable du loyer et des charges. C'est la remise des clés qui marque la fin du bail, pas la date de fin de préavis. Si le locataire traîne, vous pouvez lui réclamer les loyers dus jusqu'à la remise effective des clés.
Sources
- Service-Public.fr – Dépôt de garantie dans un bail d'habitation
- Service-Public.fr – Préavis et formalités du congé donné par le locataire
Information juridique
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