Logement en copropriété loué : qui paie les charges de copropriété récupérables ?

Quand on loue un appartement dans une copropriété, la question des charges revient chaque année comme un boomerang. Le bailleur reçoit l’appel de fonds du syndic, le locataire paie une provision chaque mois, et au moment de la régularisation, personne ne sait plus très bien qui doit quoi. Entre les frais de syndic, le fonds de travaux, l’ascenseur ou le gardien, la frontière entre ce qui est récupérable sur le locataire et ce qui reste à la charge du propriétaire est souvent floue. Et c’est là que les litiges naissent.

Ce guide fait le tri. Vous allez voir précisément quelles charges de copropriété peuvent être récupérées sur le locataire, comment fonctionne le mécanisme des provisions et de la régularisation annuelle, et quels justificatifs le bailleur doit fournir. Vous trouverez aussi une checklist actionnable et les recours possibles si le décompte vous paraît gonflé.

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La réponse en 30 secondes

Le locataire paie uniquement les charges de copropriété qui correspondent à des dépenses récupérables, c’est-à-dire celles listées par le décret n°87-713 du 26 août 1987. Concrètement : l’entretien courant des parties communes, l’eau froide, l’ascenseur, le chauffage collectif, le gardien dans une certaine limite. Tout le reste — frais de syndic, gros travaux, fonds de travaux, honoraires de gestion — reste à la charge du bailleur. Le locataire verse des provisions mensuelles, puis le bailleur régularise une fois par an en produisant les justificatifs. Sans justificatif, pas de paiement.

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Ce que dit la loi

La loi du 6 juillet 1989 pose le principe : le locataire supporte les charges récupérables, le bailleur supporte tout le reste. L’article 23 renvoie au décret n°87-713 du 26 août 1987, qui fixe la liste limitative des charges récupérables. Ce décret distingue plusieurs catégories, et c’est là que la copropriété entre en jeu.

Pour un logement en copropriété, les charges récupérables sont celles qui correspondent :

Aux dépenses d’entretien courant et de menues réparations des parties communes (nettoyage, sortie des poubelles, entretien des espaces verts, petites réparations des équipements communs).
Aux consommations d’eau, de chauffage et d’électricité des parties communes, lorsqu’elles profitent au locataire (éclairage des couloirs, eau froide pour le nettoyage, chauffage collectif).
À l’ascenseur, avec une particularité : les dépenses d’électricité et d’entretien courant sont récupérables, mais les grosses réparations (remplacement de la cabine, modernisation) ne le sont pas.
Au gardien ou concierge, dans une limite fixée par le décret : 75 % du salaire et des charges sociales lorsque le gardien assure l’entretien des parties communes et l’élimination des déchets, 40 % s’il n’assure que l’une de ces deux missions.

À l’inverse, ne sont jamais récupérables sur le locataire :

Les frais de syndic (honoraires de gestion, tenue des assemblées générales, frais de correspondance).
Les gros travaux sur les parties communes ou le gros œuvre (ravalement, réfection de toiture, mise aux normes de l’ascenseur).
Le fonds de travaux prévu par la loi ALUR, qui sert à financer les travaux futurs de la copropriété.
Les honoraires de gestion locative du bailleur.
Les impôts et taxes qui incombent au propriétaire (taxe foncière, par exemple).

Le bail peut prévoir une clause de répartition des charges, mais elle ne peut pas élargir la liste du décret. Toute clause qui mettrait à la charge du locataire des dépenses non récupérables est réputée non écrite.

Pourquoi cela peut poser problème

Le vrai problème, c’est l’opacité. Le bailleur reçoit un relevé de charges du syndic avec des dizaines de lignes, et il doit faire le tri entre ce qui est récupérable et ce qui ne l’est pas. Beaucoup ne le font pas, ou mal. Résultat : des locataires paient des frais de syndic ou une quote-part du fonds de travaux sans le savoir.

Autre difficulté : le décalage entre l’année civile de la copropriété et la période d’occupation du locataire. Si le locataire entre dans les lieux en mars, il ne doit payer que les charges correspondant à sa période d’occupation. Le bailleur doit donc calculer un prorata. C’est une source classique d’erreurs.

Enfin, la régularisation annuelle est souvent mal comprise. Le locataire verse chaque mois une provision, mais ce n’est qu’une avance. Le bailleur doit ensuite arrêter le compte réel, justificatifs à l’appui, et restituer le trop-perçu ou réclamer le complément. S’il ne le fait pas, le locataire peut exiger la régularisation et, le cas échéant, le remboursement des sommes trop versées.

Exemple concret. Un locataire paie 120 € de provisions par mois, soit 1 440 € par an. Le relevé du syndic montre que les charges récupérables de l’année s’élèvent à 980 €. Le bailleur doit restituer 460 €. S’il a intégré dans son calcul 300 € de frais de syndic et 200 € de fonds de travaux, le locataire est en droit de contester : ces sommes ne sont pas récupérables.

Exceptions selon le bail, la date et le lieu

Bail meublé ou bail mobilité : les règles de récupération des charges sont les mêmes que pour un bail vide. La liste du décret de 1987 s’applique. En revanche, le bail mobilité peut prévoir un forfait de charges, ce qui simplifie la régularisation mais ne dispense pas le bailleur de justifier le montant.
Bail commercial : les règles sont différentes. Le bail commercial peut mettre à la charge du locataire des charges plus larges, y compris les grosses réparations, si une clause expresse le prévoit. Le décret de 1987 ne s’applique pas.
Logement HLM ou conventionné : des règles spécifiques peuvent s’appliquer, notamment pour les charges récupérables. Il faut se référer à la convention et au bailleur social.
Date du bail : pour les baux signés avant l’entrée en vigueur de la loi ALUR (27 mars 2014), certaines clauses de charges peuvent rester applicables si elles étaient valides à l’époque. Mais la liste du décret de 1987 s’applique dans tous les cas.
Zone de montagne ou copropriétés spécifiques : les dépenses de déneigement ou d’entretien des accès peuvent être récupérables si elles correspondent à l’entretien courant des parties communes.

Checklist : vérifier un décompte de charges de copropriété

Vérifier que le bail contient une clause de charges et qu’elle renvoie au décret n°87-713.
Demander le relevé général des charges du syndic et le décompte de répartition par lot.
Identifier les lignes correspondant à des charges récupérables (entretien courant, eau, ascenseur, gardien dans la limite légale).
Écarter les frais de syndic, le fonds de travaux, les gros travaux et les honoraires de gestion.
Vérifier le prorata si le locataire n’a pas occupé le logement toute l’année.
Contrôler que le total réclamé correspond bien à la quote-part du lot, pas à un montant forfaitaire non justifié.
Exiger les justificatifs : relevé du syndic, factures, décompte individuel.
Comparer avec les provisions versées et calculer le solde (trop-perçu ou complément).
En cas de désaccord, adresser une demande écrite au bailleur en listant les lignes contestées.

Actions possibles

Pour le locataire :

Demander au bailleur le décompte de régularisation avec les justificatifs. La demande peut être faite à tout moment, même en cours de bail.
Si le bailleur ne répond pas ou refuse, adresser une mise en demeure par lettre recommandée avec accusé de réception.
Si le désaccord persiste, saisir la commission départementale de conciliation (gratuite) ou le juge des contentieux de la protection.
En cas de trop-perçu avéré, exiger le remboursement. Le bailleur ne peut pas compenser d’office avec le loyer sans accord.

Pour le bailleur :

Tenir un tableau de suivi des provisions et des charges récupérables par locataire.
À chaque appel de fonds du syndic, isoler les lignes récupérables et les lignes non récupérables.
Régulariser chaque année dans les délais, justificatifs à l’appui.
Conserver les relevés du syndic et les factures pendant au moins 3 ans (délai de prescription de l’action en paiement des charges).

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FAQ

Le bailleur peut-il réclamer les frais de syndic au locataire ? Non. Les frais de syndic sont des frais de gestion de la copropriété, pas des charges récupérables. Ils restent à la charge du bailleur.

Le fonds de travaux est-il récupérable sur le locataire ? Non. Le fonds de travaux prévu par la loi ALUR sert à financer des travaux futurs. Il n’est pas récupérable, même si le bail contient une clause en ce sens.

Le locataire doit-il payer les charges de copropriété pendant les périodes où il n’occupe pas le logement ? Oui, tant que le bail est en cours. Les charges récupérables sont dues dès lors que le logement est à sa disposition, même s’il est absent.

Comment contester un décompte de charges ? Par écrit, en listant les lignes contestées et en demandant les justificatifs. Si le bailleur ne répond pas, saisir la commission de conciliation ou le juge.

Le bailleur peut-il augmenter les provisions en cours de bail ? Oui, si l’augmentation est justifiée par l’évolution réelle des charges. Mais il doit pouvoir le prouver. Une augmentation excessive peut être contestée.

Sources

Information juridique

Les informations présentées sur cette page sont fournies à titre informatif et sont fondées sur les textes et sources disponibles au moment de sa publication ou de sa dernière mise à jour. La législation, la réglementation et la jurisprudence peuvent évoluer à tout moment. Les résultats et explications proposés par bail.immo ne constituent pas un conseil juridique et ne remplacent pas l’avis d’un avocat ou d’un autre professionnel du droit compétent.